Nieuwsbrief maken: Een volledig stappenplan

Nieuwsbrieven maken. Hét stukje e-mailmarketing waar je bijna niet meer aan ontkomt. Het is begrijpelijk als je jezelf afvraagt: ‘Hoe maak ik een goede nieuwsbrief?’. Het maken van een relevante nieuwsbrief kan soms best een uitdaging zijn. Je wil niet dat je tijd niks oplevert. Je wil goed gelezen, relevante nieuwsbrieven versturen en je wilt een effectieve mailing. Effectieve mailing die zorgt voor een speciaal gevoel bij jouw klanten en aanzet tot actie.

Wil je weten hoe je die uitdaging goed aangaat? Lees dan snel verder.

Een nieuwsbrief is informatie. Je brengt klanten of leden ermee op de hoogte. Het onderwerp? Dat bepaal jij. Zo breng je ontvangers op de hoogte over algemene ontwikkelingen binnen en buiten jouw organisatie. Ook geef je zo makkelijk tips aan jouw ontvangers om nog meer uit jouw product of dienst te halen.

De digitale nieuwsbrief is een ideale tool in e-mailmarketing. Hiermee kan je makkelijk klanten informeren. Ook maak je dan gebruik van de mogelijkheden om nieuwe producten of diensten aan te bieden.

Vroeger ging een nieuwsbrief eenvoudig bij mensen door de brievenbus. Dat wordt nu meestal niet meer gedaan. De digitale nieuwsbrief is namelijk in veel gevallen goedkoper, duurzamer en gerichter. Gerichter, omdat je vooraf meer weet over de persoon die de nieuwsbrief ontvangt. Ook kan je een personalisering toevoegen aan je nieuwsbrief. Een groot voordeel, maar hier heb je wel wat voor nodig. Namelijk: e-mailadressen en gegevens.

Het verzamelen van e-mailadressen is van groot belang. Zo bouw je je database steeds verder uit en krijg je meer mogelijkheden om geïnteresseerden persoonlijk te benaderen. Geef je website bezoekers dus altijd de mogelijkheid om zich in schrijven voor de nieuwsbrief. Of ze nou alleen rondkijken of al iets besteld hebben. Een zichtbaar aanmeldblok op jouw website is een grote kans om e-mailadressen te verzamelen.

Bezoekers geven persoonlijke informatie weg, dus vergeet niet meteen duidelijk te communiceren wat ze ervoor terugkrijgen. Om mensen extra over te halen kan je gebruikmaken van kortingen of gratis producten. Of plaats positieve reviews van mensen die de nieuwsbrief al eens eerder hebben ontvangen.

Tip! Kies bijvoorbeeld voor het strategisch gebruiken van whitepapers. Je geeft mensen waardevolle kennis en in ruil daarvoor krijg jij hun persoonlijke gegevens ervoor terug. Voor bezoekers is dit een goede trigger, want het is meteen duidelijk dat zij er ook echt iets voor terugkrijgen.

Met e-mailmarketing ga je voor een persoonlijke benadering, maar dit betekent gelijk ook enige verantwoordelijkheid van jouw kant. Omdat je met persoonsgegevens werkt, mag je niet zomaar naar iedereen een mailing versturen. Uitdrukkelijke toestemming van de ontvanger is vereist. Altijd. Als ontvangers niet hebben aangegeven dat ze de digitale nieuwsbrief willen ontvangen, dan mag je deze niet versturen. De Telecommunicatiewet verbiedt het om dit wél te doen. Daarnaast moet je altijd een uitschrijfknop in elke emailing hebben zitten. Dit geef mensen de mogelijkheid altijd op te zeggen als ze de nieuwsbrief liever niet meer willen ontvangen.

Nu weet je wat een digitale nieuwsbrief is en wat je ermee kant. Tijd om er eentje te maken!

Een effectieve nieuwsbrief begint bij jóu. Als je een waardevolle en langdurige relatie met je klanten wil opbouwen of onderhouden, dan moet je daar de tijd voor nemen. Gelukkig helpen wij jou met het onderstaande stappenplan om jouw digitale nieuwsbrief een kickstart te geven. Weet jij de onderstaande vragen te beantwoorden, dan kan jij aan een prikkelende nieuwsbrief beginnen.

Om te weten wat een effectieve nieuwsbrief is, is het belangrijk om te weten wát effectief is. Met andere woorden: Wat wil je? Wat is jouw doel? Zonder een concreet doel is het onmogelijk om effectief te zijn, want je weet niet wat je wil bereiken en dus weet je ook niet wát je moet communiceren.

E-mailcampagnes hebben richting nodig, een duidelijke richting naar je klanten toe. En die richting bepaal jij.

Wil je klanten vertellen over alle ins en outs in het bedrijf? Wil je jouw doelgroep overtuigen van een nieuw(e) product of dienst? Noem ’t maar op. Jouw nieuwsbrief begint met deze essentiële vragen aan jezelf.

‘Ik wil dat meer mensen een nieuwe tv kopen.’ Goed, daar kunnen we mee werken!

Welke mensen?

Een doel verwoorden is stap één. Bij dit doel hoort een doelgroep. Waarom? Mensen die net een nieuwe tv hebben of geen tv kijken ga je niet snel overhalen (nog) een nieuwe tv te kopen. Daarom is het bepalen van de doelgroep stap twee.

Bepaal dit zorgvuldig, want dat voorkomt een eindeloze mailinglijst. Een mailinglijst maken is het meest waardevol als je focus aanbrengt. Die focus komt mét de doelgroep. Kijk ook naar de interesses die je doelgroep heeft, wat zouden ze graag willen lezen?

Waar het uiteindelijk allemaal om draait is leadsgeneratie, en vooral waardevolle leads. Oftewel, ontvangers die ook echt geïnteresseerd zijn in jouw product of dienst. Als je weet wíe je wil bereiken kan je jouw CRM-systeem gebruiken om een doelgroep te maken. Deze doelgroep sla je vervolgens makkelijk op als mailinglijst.

Stap één en twee, het doel en de doelgroep. Dan is het nu tijd voor een klein beetje inlevingsvermogen. Stel dat jij een nieuwe tv wil kopen. Wat wil je dan weten?

Wát je doelgroep wil weten is belangrijk, dat is de informatiebehoefte (stap drie). Hoe meer je nieuwsbrief ontvangers iets vertelt wat zij niet weten (maar wel willen weten), hoe beter. Onderzoek wijst uit dat een persoon gemiddeld 51 seconden neemt voor een geopende digitale nieuwsbrief. Om de aandacht van die persoon in ieder geval voor die tijd vast te houden, is het belangrijk dat deze persoon informatie te zien krijgt die interessant en relevant is

Je weet wat het doel is, je weet voor wie het is én je weet wat zij willen weten. De volgende (en vierde) stap is om de content van de nieuwsbrief te bepalen.

De content, maar dat is dan toch de informatiebehoefte? Nee, niet helemaal. De content is het antwoord op de informatiebehoefte. Als een klant op zoek is naar een nieuwe tv met 4 HDMI poorten, dan laat jij zien dat dat bestaat en dat jij dat kan leveren. De informatiebehoefte bepaalt de content, maar hoe de content er uitziet.. Dat bepaal jij. Informatiebehoefte kan je oplossen door simpelweg de informatie te geven, maar vergeet niet dat het ook interessant moet zijn. Het moet prikkelen, tot actie aanzetten. Dat doe je met de content.

Denk dus goed na over de daadwerkelijke inhoud van de e-mail. Wat zien of lezen ontvangers als eerst? Is er iets actueels waar je op in kan spelen? Bij e-mailcampagnes kun je bijvoorbeeld de onderwerpregel gebruiken om mensen te prikkelen met iets uit het nieuws.

De belangrijkste voorbereidingen zijn achter de rug. Je hebt goed nagedacht over bovenstaande vragen en hebt de antwoorden op papier staan. Dan kun je nu gaan beginnen met schrijven. Hoeveel? Daar is niet één antwoord op. Dat is afhankelijk van meerdere factoren.

Gemiddeld neemt een persoon 51 seconden voor een nieuwsbrief. De gemiddelde Nederlander leest 250 woorden per minuut. Dus is je nieuwsbrief langer dan 250 woorden? Dan is de kans groot dat jouw tekst niet helemaal gelezen wordt.

Het schrijven van de content gaat als het goed is nu een stuk makkelijker. Dat is fijn! Vergeet alleen niet dat een goede digitale nieuwsbrief ook visueel pakkend is. Denk dus bij het schrijven al aan welke afbeeldingen of infographics je wil gebruiken en hou hier ruimte voor in de nieuwsbrief. 

Gebruik scherpe afbeeldingen die de tekst ondersteunen, maar die ook zelfstandig kunnen overbrengen waar het om gaat. E-mailcampagnes werken het best als de nieuwsbrieven consistent zijn. Het sleutelwoord is herkenbaarheid. Heb je een huisstijl voor je bedrijf, en gebruik je die op de website? Gebruik dan deze lay-out, kleuren en lettertypes.

Je hebt nu een consistente digitale nieuwsbrief met pakkende content: content die past bij jouw doel en doelgroep. Maar hoe weet je nou of het ook echt iets oplevert? Het antwoord is data. Nog een groot voordeel van de digitale nieuwsbrief is dat elke mailing data oplevert. Wil je weten wat werkt? Gebruik dan de verzamelde data om te kijken op wélke content in je nieuwsbrief ontvangers reageren.

Wil je weten wat écht werkt? Dan zal je moeten testen, en het liefst constant. Je kunt A/B-testen uitvoeren door twee bíjna dezelfde nieuwsbrieven op te stellen. Door telkens kleine verschillen aan te brengen tussen nieuwsbrief A en B zie je heel concreet wat aanslaat en wat niet.

Ja, data. Het is soms zo abstract en overweldigend. Dat klopt. En het gaat alleen maar meer worden. Geen zorgen, want jij weet heel duidelijk wat jouw doel is en dus weet je waar je naar moet kijken.

Het succes van jouw digitale nieuwsbrief haal je uit relevante statistieken, vaak verhoudingen tussen twee cijfers (ratio’s). Er zijn veel digitale tools inzetbaar om deze statistieken te krijgen, uit te pluizen en te vergelijken, maar in de meeste mailingtools kan je dit ook zien.

Ben je benieuwd hoeveel ontvangers nou echt je e-mail openen? Kijk dan naar de open rate. Is de open rate laag? Dan prikkelen je onderwerpregels niet genoeg.

Wil je dat mensen klikken op tekst, afbeeldingen, links of buttons in je nieuwsbrief? Dan is het belangrijk om te weten hoeveel mensen dit doen. Dit meet je met de click-through rate. Deze ratio verbeteren is de grootste uitdaging in e-mailmarketing! 53% van de bedrijven met e-mailmarketing heeft te maken met lage click-through rates.

Zorg ervoor dat je het doel en de doelgroep niet vergeet. Dus maak content steeds relevanter. Over het algemeen worden digitale nieuwsbrieven het meest geopend op de smartphone. Alleen op desktop klikken naar verhouding meer ontvangers ergens op. Zorg er dus voor dat je nieuwsbrief op smartphone én desktop goed te openen en te lezen is. Dit heet responsief maken.

Verwacht eerlijk resultaat van jouw nieuwsbrief. Vanuit nieuwsbrieven die niet geopend worden, kan niet doorgeklikt worden. De gemiddelde click-through rate in Europa is 3.7%, de top haalt 10.6%. Dus alles daartussen betekent dat je goed presteert.

Jouw digitale nieuwsbrief kan uit een hele mooie gedachte ontstaan en kan zelfs een hele goede boodschap hebben. Alleen dat gebeurt vaker, veel bedrijven zijn overtuigd van hun boodschap. En dus ook van hun nieuwsbrief.

Sta hier eens bij stil: straalt de nieuwsbrief dit ook uit? Want er moet een duidelijke samenhang zijn tussen inhoud en uitstraling. Dan heb je een góede digitale nieuwsbrief. Hoe je dat doet? Met de 4 tips hieronder.

De eerste gedachte hierbij is; de aanhef. Maar dat is niet helemaal waar. Zeker niet bij e-mailmarketing. De aanhef is belangrijk. Maar gebruikers zien als eerste de afzender en de onderwerpregel. Een unieke relatie tussen jouw bedrijf en de klant begint bij de afzender.

In 2021 checkte 34% van de Nederlanders hun mail meerdere keren per dag. Daarom is het belangrijk dat ontvangers zich op hun gemak voelen bij jouw digitale nieuwsbrief in hun inbox. Kies voor een persoonlijke afzender en gebruik ook deze afzendernaam om de nieuwsbrief af te sluiten. Jouw bedrijf kan natuurlijk niet echt klanten aanspreken. Mensen binnen jouw bedrijf kunnen dat wél. Wat jouw bedrijf in deze situatie wél kan, is zorgen voor herkenbaarheid. Weet je nog dat ontvangers zich in moeten schrijven voor jouw nieuwsbrief? Dat betekent dat ze de naam van jouw bedrijf al kennen en (zeer waarschijnlijk) vertrouwen hebben in waar die voor staat. Gebruik dus in het e-mailadres van de afzender jouw domeinnaam.

Nu we het toch over het e-mailadres voor jouw digitale nieuwsbrief hebben. Je bent op zoek naar persoonlijk contact met de ontvangers. Laat dan ook vooral zien dat je nieuwsgierig bent naar hun reactie. Kies bijvoorbeeld voor een please-reply in plaats van no-reply. 

En dan de aanhef. Belangrijk, want het is een nieuwe kans op een persoonlijke benadering. De meeste e-mailmarketing tools helpen je hierbij. Deze tools hebben de optie om automatisch de naam van de ontvanger in de aanhef te zetten.  

De onderwerpregel is de eerste echte zin waarmee je de aandacht van ontvangers trekt. Máár, nog belangrijker: het is de eerste tekst waarmee je de aandacht vasthoudt. De onderwerpregel beïnvloedt de open rate: veel mensen openen een nieuwsbrief als zij geprikkeld zijn door jouw tekst in de onderwerpregel.

Jouw onderwerpregel moet dus overtuigen of opvallen. Je mogelijkheden zijn alleen niet oneindig. Een onderwerpregel moet altijd leesbaar blijven. Voor digitale nieuwsbrieven die op smartphone geopend moeten worden betekent dit maximaal 35 tekens. Voor desktop is het 50 tekens, maar hou het voor de zekerheid bij 40 tekens. Zo is jouw onderwerpregel óók pakkend.

Pakkend, overtuigend, prikkelend. Je leest het al zo vaak. Maar hoe pas je dit toe voor jouw digitale nieuwsbrief? Ook dit moet bij jouw doel en doelgroep aansluiten. Met andere woorden, jij bepaalt. Gelukkig zijn er verschillende, bewezen manieren om te proberen. Stel bijvoorbeeld een vraag. Hierdoor moedig je nadenken aan. 

Verkoop je hoofdkussens? Dan: Heb jij pijn in je nek als je opstaat?

Prikkel nieuwsgierigheid door te laten zien dat je kennis of antwoorden gaat delen. Verkoop je iets heel unieks of heb je alleen gebruikers die al lichte interesse of voorkennis hebben? Denk aan: De beste imkers delen eindelijk hun werkwijze. Als speciale arm- en beenbeschermers voor bijenhouders jouw product is.

Het is ook mogelijk een onderwerpregel te personaliseren, de ‘bijna uitverkocht’-kaart te gebruiken (schaarste) of iets bekend te maken (Nieuw: …). Óf om te verrassen (‘Huh? Tom Cruise vliegt door Nederland’ als je filmabonnementen verkoopt). De boodschap is: wees creatief. En natuurlijk het liefst elke keer opnieuw.  

Soms is het lastig om dit allemaal met weinig tekens te moeten doen. Als jij dit ook zo ervaart met jouw digitale nieuwsbrief, maak dan eens gebruik van een preheader. De preheader is een soort email preview. De ontvanger ziet daardoor in de inbox al extra tekst onder de onderwerpregel. Wat betekent dit voor jou? De ontvanger ziet meer tekst zonder de nieuwsbrief te hoeven openen, dus jij hebt meer speelruimte.

Goed bezig! Je nieuwsbrief is bijna klaar voor verzending. Maar let op, nog niet helemaal. Tekst kán droog zijn en mensen besluiten vermoedelijk in een split second of jouw nieuwbrief iets is dat ze willen lezen. Aannemelijk, want gebruikers nemen gemiddeld 51 seconden voor jouw content. Ontvangers zullen dus niet lang nadenken over iets wat maximaal 1 minuut hun aandacht kan vasthouden.

De juiste afbeeldingen, illustraties, infographics of andere visuele elementen kiezen is een uitdaging. Eén ding is duidelijk: visuele content trekt de aandacht.

Ook de visuele content moet relevant zijn. Dus, denk aan het doel en de doelgroep. Afbeeldingen werken het best in een beperkt aantal per nieuwsbrief, in klein formaat (zodat het ook snel laadt op mobiel), als ze uniek of zelfgemaakt zijn en als de boodschap helder is.

Ah, de informatie zit dus ook in de afbeeldingen. Show, don’t tell. Moet je dan niet gewoon al je tijd in de afbeeldingen steken in plaats van in de tekst? Dat kan, maar is in de meeste gevallen niet aan te raden. Tekst geeft meer zekerheid. Hier is waarom. E-mails zien er jammer genoeg niet altijd uit zoals jij die bedoeld hebt.

Maak daarom gebruik van alt-teksten voor je afbeeldingen. Ziet een gebruikers jouw visuele content niet? Dan maakt de alt-tekst duidelijk waar deze content over gaat en kan de gebruiker bij interesse nog steeds klikken. Alleen een nieuwsbrief met alleen maar alt-tekst ziet er natuurlijk niet aantrekkelijk uit. Daarom gebruik je een zorgvuldige hoeveelheid tekst: de maximale 250 woorden.

Jouw digitale nieuwsbrief is af. Klik je nu gelijk op verzenden? Nee. Timing is everything. Kies een moment dat past bij het doel en de doelgroep. 8 uur ’s ochtends? Tijdens de lunch? In de late middag? Moet je nou wel iets sturen in het weekend of juist niet? Dit zijn lastige vragen, maar het is terecht dat je het je afvraagt. En goed ook, het betekent dat je actief bezig bent met de werking van jouw nieuwsbrief. Wat doet mijn concurrentie? Hoe val ik op?

Over het algemeen geldt dat op dinsdag en donderdag de meeste nieuwsbrieven worden geopend. De meeste nieuwsbrieven worden dan geopend tussen 8 en 18 uur. Máár, dit is misschien ook wel te verwachten. De meeste nieuwsbrieven worden namelijk ook verzonden op donderdag.. Gevolgd door de dinsdag.. En de meeste nieuwsbrieven worden ook verzonden tijdens kantooruren. Als ik mijn nieuwsbrief op donderdag tijdens de lunch verstuur en al mijn concurrenten doen dat ook, val ik dan nog op?

Er is een perfect moment voor elke nieuwsbrief om verzonden te worden, dus ook voor die van jou. Misschien ís het tijdens de lunch op donderdag wanneer al je concurrenten ook iets sturen. Als dit zo is, dan is jouw content onderscheidend genoeg. Misschien is dat moment helemaal niet ideaal voor jou. Heel begrijpelijk!

Het punt is: verplaats je in de gebruiker. Wanneer heeft mijn doelgroep tijd om mijn nieuwsbrief te lezen? Maak aannames én test of deze aannames juist zijn. Zijn de resultaten minder dan je gehoopt had? Kies dan een nieuw moment en test opnieuw.

En waar begin je dan? Begin logisch en laat je inspireren door deze de statistieken:

• In 2018 werd 88% van de nieuwsbrieven op werkdagen verzonden (voor B2B was dit zelfs 98%). 78% hiervan verzond de nieuwsbrief tussen 8 en 18 uur;
• In 2020 waren de populairste verzendtijden 10 uur (B2B) en 16 uur (B2C). Gemiddeld werden de meeste nieuwsbrieven geopend om 16 uur;
• In 2018 én in 2020 was de open rate het hoogst op maandag;
• In 2018 én in 2020 was de click-through rate opvallend hoog. Opvallend, omdat de open rate voor zaterdag een stuk lager lag dan op werkdagen.

Je bent er klaar voor om jouw eerste digitale nieuwsbrief te versturen. Goed gedaan! Je hebt aan alles gedacht. Toch? Waarschijnlijk niet.  Dat hoeft ook niet. Zeer waarschijnlijk kán dat ook niet. Het allerbelangrijkste is dat je begint! Dus begin!

Laat je niet uit het veld slaan als je nieuwsbrief niet meteen aanslaat. Blijf testen. En als dat niet werkt, is het misschien nodig om nog eens kritisch naar je verwachtingen te kijken..  Vergeet niet: er is een perfect moment voor jouw digitale nieuwsbrief waarmee jij het meest zichtbaar bent voor jouw doelgroep. Je moet dit moment alleen nog even vinden.

Vanzelfsprekend hoef je dit niet opnieuw te doen. Stel je voor. Elke keer opnieuw.. Er zijn veel e-mail marketing tools beschikbaar. Echt heel veel. Welk mailingsprogramma je gaat gebruiken is deels persoonlijke smaak en deels afhankelijk van het doel en de doelgroep. Als je weet wat je wil bereiken, wat je doelgroep wil weten en hoe ze die informatie uit je digitale nieuwsbrief halen, dan weet je welke functies je moet gebruiken.  

De beste e-mailmarketing softwares worden constant met elkaar vergeleken. Sendinblue, Hubspot en Moosend scoren momenteel goed. Sendinblue en Hubspot zijn misschien wel de beste gratis mailprogramma’s tot een bepaald aantal e-mails per dag of contacten.

Moosend is een goede optie voor kleine en groeiende bedrijven door het gratis abonnement. Natuurlijk niet iets om voor terug te deinzen nu je zover bent gekomen, maar haast je niet. Denk goed na over wat jouw digitale nieuwsbrief nodig heeft en verlies het doel niet uit het oog door de waslijst aan mogelijkheden. Neem de tijd om de tips toe te passen. Wij wensen je veel succes bij het maken van jouw eerste digitale nieuwsbrief.